Ba điều này đang ngăn cản nhân viên của bạn cộng tác

 Tôi là thành viên của Văn phòng CTO tại Google, nơi tôi làm việc với các công ty để đảm bảo công nghệ họ có đáp ứng nhu cầu của nhân viên. Và đây là câu hỏi phổ biến nhất mà tôi nghe được từ các nhà lãnh đạo doanh nghiệp: Làm cách nào tôi có thể giúp mọi người trở nên cộng tác hơn?

Câu trả lời rất đơn giản (mặc dù không phải lúc nào cũng dễ thực hiện). Nó bắt đầu bằng cách thúc đẩy một môi trường khuyến khích mọi người nói lên và chia sẻ ý tưởng của họ.

Các từ “năng suất” và “cộng tác” đã bị ném lung tung đến mức gần như mất đi ý nghĩa, nhưng chúng vẫn rất quan trọng đối với nhân viên hiện tại và tương lai. Dưới đây là ba sai lầm phổ biến mà các nhà lãnh đạo mắc phải ngăn cản sự cộng tác và những cách tốt nhất để tránh chúng:

VẤN ĐỀ # 1: KHÔNG THỰC SỰ KHUYẾN KHÍCH CÁC Ý TƯỞNG VÀ ĐẦU VÀO

Bạn có thể nói với nhân viên của mình rằng bạn coi trọng tất cả các quan điểm và thời gian dành cho việc động não. Một cuộc khảo sát gần đây của Harvard Business Review và Google Cloud cho thấy 89% giám đốc điều hành toàn cầu nói rằng để một doanh nghiệp thành công, họ cần những ý tưởng mới từ mọi người, bất kể tầm vóc công ty. Nếu bạn muốn những ý tưởng này, bạn cần có một nền văn hóa nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi chia sẻ chúng.

Ví dụ, một công ty đã xây dựng một nền văn hóa nơi công việc không được trau chuốt là không chuyên nghiệp. Do đó, nhân viên chờ đợi để chia sẻ công việc với đồng nghiệp cho đến khi nó gần hoàn hảo. Bởi vì nó đã quá xa, đồng nghiệp của bạn có thể cung cấp những điều phù phiếm thay vì phản hồi về ý tưởng cốt lõi. Ý tưởng ban đầu tiếp tục đi trước, bất kể chất lượng.

Sẽ tốt hơn nhiều nếu bạn khuyến khích nhân viên chia sẻ công việc đang tiến hành và một chút khó khăn. Tại Google, chúng tôi hiểu rằng công việc cần được đánh bóng theo mức độ hoàn thiện của nó.

Tài liệu có nhãn [DRAFT] có thể chỉ là các gạch đầu dòng trừu tượng trên một trang. Khi ai đó nhận được tài liệu này, họ biết rằng họ được hoan nghênh để đưa ra phản hồi. Họ cũng biết cung cấp phản hồi có tầm ảnh hưởng lớn và đó không phải là lúc để nói về những điểm nhỏ hơn.

Một tài liệu có nhãn [WIP] (đang tiến hành) có nghĩa là nhóm vẫn cần đầu vào về các ý tưởng cốt lõi, nhưng cũng cần có một số điểm tốt hơn. Thông thường, có một phần mối quan tâm được nêu ra từ giai đoạn DỰ THẢO, hữu ích để đọc qua để đảm bảo bạn không lặp lại một điểm. Nhưng mọi phản hồi vẫn được hoan nghênh.

Tài liệu có nhãn [FINAL] đã hoàn tất. Người đánh giá tập trung vào các trường hợp cạnh mà nhóm có thể đã bỏ qua.

Chờ đợi quá lâu trên "đánh bóng" có thể làm chậm quá trình đi đến ý tưởng tốt nhất. Khuyến khích chia sẻ công việc chưa hoàn thành tạo ra một chuẩn mực xã hội mới. Điều quan trọng là nhân viên phải cảm thấy như họ có thể chia sẻ những ý tưởng tốt nhất và sáng suốt nhất của họ. Rốt cuộc, đó là những gì bạn đang trả tiền cho họ.

VẤN ĐỀ # 2: ĐỂ CÁC CÔNG VIỆC THÔNG THƯỜNG CHIẾM QUÁ NHIỀU THỜI GIAN

Khi mọi người sa lầy vào các công việc hàng ngày, họ có ít thời gian hơn để giải quyết các dự án lớn. Hơn nữa, sự thất vọng của những công việc tẻ nhạt làm cạn kiệt năng lượng từ tư duy sáng tạo.

Tại Google, nhân viên luôn tìm ra những cách sáng tạo để tự động hóa những thứ nhàm chán. Ví dụ, tìm một tài liệu cho một cuộc họp không phải là một nhiệm vụ. Việc ghi nhớ chính xác nơi các tệp được lưu là rất nhiều năng lượng tinh thần và việc thực hiện chuyển động nhấp đúp lặp đi lặp lại rất khó chịu. Tại Google, chúng tôi sử dụng phần lớn thời gian tìm kiếm. Nhưng tốt hơn nữa, trong Google Drive, chúng tôi tự động hiển thị các tệp có liên quan bằng trí tuệ nhân tạo và máy học. Điều này đã giúp người dùng Drive tìm thấy tệp họ cần nhanh hơn tới 50%.

Trả lời email có thể được xem như một công việc vặt. Thật khó để tìm ra từ thích hợp để nói. Tại Google, chúng tôi tận dụng tính năng Soạn thư thông minh trong Gmail, tính năng này dự đoán từ hoặc cụm từ tiếp theo của bạn. Ngoài việc tiết kiệm các lần gõ phím, nó còn làm được nhiều điều hơn thế bằng cách trở thành một đối tác viết. Bạn không phải thực hiện gợi ý được cung cấp, nhưng nó hiển thị một giải pháp thay thế có thể giúp bạn suy nghĩ về phản ứng của mình.

VẤN ĐỀ # 3: CÔNG NGHỆ CHẶN THAY VÌ HIỂN THỊ Ý TƯỞNG

Với công nghệ phù hợp, bạn có thể xây dựng một dự án với đầu vào từ toàn bộ nhóm ở tất cả các giai đoạn phát triển. Mặt khác, công nghệ sai có nguy cơ làm tắt tiếng nói và ý tưởng.

Hãy nói về các cuộc họp. Sử dụng hội nghị truyền hình là một bước tiến vượt bậc trong việc cải thiện khả năng cộng tác, nhưng nó không giải quyết được tất cả các khoảng cách cộng tác. Có cơ hội để tìm hiểu về cách chúng ta làm việc cùng nhau. Đối với một nhà tuyển dụng, việc tận dụng công nghệ để tận dụng tối đa các cuộc họp nên là ưu tiên hàng đầu, ngay cả khi tất cả chúng ta đều ở trong cùng một không gian thực tế.

Hai ví dụ sau đây từ các cuộc họp sẽ cảm thấy quen thuộc. Tại Google, chúng tôi giải quyết những câu hỏi này bằng cách làm việc cùng nhau trực tiếp trên nội dung trong thời gian thực.

Đối với bài thuyết trình mà chúng ta đang thảo luận, tôi có ý tưởng cải thiện hình ảnh trên slide 5. Làm cách nào để tôi có thể chia sẻ nó mà không làm gián đoạn toàn bộ cuộc họp?

Tôi thêm nhận xét vào hình ảnh trên trang trình bày 5, đề xuất chúng tôi thay đổi hình ảnh đó, hiển thị cho mọi người. Những nhận xét này được gắn với các mục cụ thể và có thể được giải quyết ngay trong cuộc họp, hoặc không đồng bộ sau này. Chúng tôi cũng có thể sử dụng nhận xét để theo dõi các bước tiếp theo.

Dựa trên cuộc trò chuyện của cuộc họp, tôi có một mục mới cho chương trình làm việc. Làm cách nào tôi có thể đưa chủ đề đó vào hàng đợi?

Tại Google, chúng tôi sử dụng tài liệu liên tục, trực tiếp, nơi mọi người có thể xem chương trình làm việc trong thời gian thực (gợi ý: liên kết ra từ lời mời lịch, vì vậy rất dễ tìm); chúng tôi cũng ghi chép cuộc họp ở đây. Tôi thêm mục chương trình làm việc mới của mình vào tài liệu và khi nhóm chuyển sang chủ đề tiếp theo, nó đã ở đó.

Thật ngớ ngẩn khi cung cấp cho mọi người những công cụ và công nghệ giống nhau và mong đợi chúng hoạt động khác nhau. Khi bạn sử dụng cùng một công cụ cũ, bạn sẽ không truyền cảm hứng cho một cách suy nghĩ mới. Nhưng khi bạn có ý định chọn các công cụ thúc đẩy giao tiếp và cộng tác, bạn đang tạo điều kiện cho nhân viên của mình nói chuyện với nhau và đưa ra ý tưởng tuyệt vời tiếp theo.