Cách một giáo sư Stanford sử dụng tư duy thiết kế để duy trì năng suất

 Khi vị giáo sư này đảm nhận một vai trò mới, cô ấy biết rằng các vụ hack năng suất thông thường sẽ không còn đủ nữa. Vì vậy, cô đã áp dụng hai phương pháp thiết kế cho phép cô đạt được hiệu quả cao nhất trong một nhiệm vụ.

Cách một giáo sư Stanford sử dụng tư duy thiết kế để duy trì năng suất

[Ảnh: BongkarnThanyakij / iStock]

HƠN NHƯ THẾ NÀY

Cách bạn vô thức phá hoại các mối quan hệ khi làm việc từ xa

Nhân viên của bạn đang làm phần việc của họ để chấm dứt hành vi quấy rối. Bây giờ đến lượt của bạn

Cách chính quyền Biden có thể giúp hỗ trợ thị trường lao động của Mỹ

BỞI SARAH A. SOULE4 PHÚT ĐỌC

Khi những người làm việc năng suất chia sẻ bí mật của họ, họ thường nói về danh sách việc cần làm — mà tôi xin thề. Tôi cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chăm sóc bản thân, tập thể dục và dành thời gian ở ngoài trời mỗi ngày. Tôi cố gắng hết sức để ăn uống đầy đủ và cố gắng không xem quá nhiều TV. Nhưng đó là tất cả những lời khuyên về năng suất mà bạn có thể đã nghe trước đây.

Là những chuyên gia, khi chúng ta đạt đến một giai đoạn cụ thể trong sự nghiệp của mình, chúng ta cần một cách tiếp cận mới về năng suất vì chúng ta đang cố gắng cân bằng nhiều hơn nữa. Chúng tôi đang chuyển đổi sang vai trò quản lý và lãnh đạo. Bất kể ngành nào, chúng tôi đang đóng góp cho nghề nghiệp của mình, cố vấn cho những người khác và quản lý các chương trình và dự án rộng lớn hơn. Trong những tình huống này, các bản hack năng suất đã từng hoạt động trước đây có thể không còn hoạt động nữa.

Khi được mời phục vụ trong văn phòng trưởng khoa tại Trường Kinh doanh Sau đại học Stanford, tôi biết mình cần phải có chủ đích về cách tối đa hóa năng suất của mình. Đó là một vai trò đòi hỏi tôi phải đội nhiều mũ: quản trị viên, giáo sư và nhà nghiên cứu, kể tên một vài người. Cuối cùng, tôi đã áp dụng hai phương pháp tư duy thiết kế để giúp tôi sắp xếp thứ tự ưu tiên và mang lại sự rõ ràng cho ngày của mình: khái niệm về chức năng xếp chồng và thực hành sắp xếp lại thách thức thành cơ hội. Đây là cách tôi triển khai chúng hàng ngày.

PHƯƠNG PHÁP MỘT: XẾP CHỒNG CÔNG VIỆC ĐỂ ĐẠT HIỆU QUẢ TỐI ĐA

Để tối đa hóa năng suất của mình, tôi tìm đến khái niệm về hàm xếp chồng. Tôi đã học lý thuyết này nhiều năm trước đây khi nghiên cứu thiết kế cố định. Trong trường đó, mọi phần tử thực hiện nhiều hơn một mục đích. Các nhà thiết kế thường xếp chồng các chức năng trong nông nghiệp hoặc thiết kế cảnh quan để đạt được nhiều giá trị nhất từ ​​mỗi phần của thiết kế. Ý tưởng là để mỗi phần tử thực hiện nhiều chức năng riêng biệt nhất có thể.

Giả sử bạn đang thiết kế một khu vườn. Khi bạn nghĩ về các chức năng của cây, đó là để thêm vẻ đẹp cho cảnh quan. Nhưng một cái cây cũng có thể tạo ra thức ăn, tạo bóng râm cho cửa sổ, dùng làm nơi trú ngụ cho chim và ong, và tạo ra lớp nền cho các loại cây nhỏ. Vì vậy, bạn đang xếp chồng các chức năng của cây này để tối đa hóa năng suất.

Tôi đã áp dụng khái niệm tương tự vào công việc của mình để đảm bảo tôi làm việc hiệu quả nhất có thể. Ví dụ, nếu tôi được yêu cầu phát biểu trước các nhân viên tại một cuộc họp ở tòa thị chính, tôi sẽ làm mọi thứ cần thiết để chuẩn bị. Tôi suy nghĩ về thông điệp, tạo các trang trình bày và soạn thảo các ghi chú nói chuyện của mình. Nhưng một dự án đó cũng tạo ra một cơ hội xếp chồng: Tôi có thể sử dụng những yếu tố nào của bài phát biểu đó trong một bài giảng, cuộc thảo luận hoặc bài báo khác?

Giờ đây, các chức năng xếp chồng khác với đa nhiệm. Khi chúng tôi xếp chồng các nhiệm vụ, chúng tôi đang áp dụng các yếu tố từ những gì chúng tôi đã hoàn thành để chúng tôi có thể sử dụng thông tin để xây dựng một thứ khác. Chúng tôi không làm nhiều việc cùng một lúc. Chúng tôi vẫn đang tập trung sức lực để làm từng việc một. Tuy nhiên, chúng tôi đang làm công việc mà chúng tôi có thể thúc đẩy hoặc làm bàn đạp cho các dự án trong tương lai.

PHƯƠNG PHÁP HAI: PHÂN LOẠI THÁCH THỨC THÀNH CƠ HỘI

Một phương pháp tư duy thiết kế giúp tôi duy trì năng suất là khái niệm về khung và sắp xếp lại. Áp dụng khái niệm này đòi hỏi khả năng định hình và sắp xếp lại một thách thức và nhìn nhận nó từ nhiều góc độ khác nhau. Vì cuộc sống nghề nghiệp của tôi đòi hỏi tôi phải cân bằng nhiều nhiệm vụ khác nhau, nên tôi cố gắng sắp xếp lại bất cứ điều gì nghe có vẻ như đó là một thách thức — hoặc một nhiệm vụ khó khăn — như một cơ hội.

Ví dụ, ai đó có thể yêu cầu tôi làm chủ tịch một ủy ban. Tôi có thể xem nó như một nhiệm vụ khác trong đĩa của mình, hoặc tôi có thể chọn xem nó như một cơ hội thú vị. Thay vì coi đó là một nhiệm vụ mà tôi sẽ sợ hãi, tôi chọn làm chủ tịch ủy ban như một cơ hội để nghe những quan điểm mới, gặp gỡ những người mới và đóng góp tích cực cho tổ chức.

Việc coi thử thách như một cơ hội cũng giúp tôi tận dụng thời gian của mình. Bạn có bao giờ để ý rằng tất cả chúng ta có thể dành quá nhiều thời gian để nói về việc chúng ta không muốn làm điều gì đó không? Chúng ta trì hoãn, phàn nàn và thỉnh thoảng than vãn. Nhưng nếu chúng ta đóng khung nhiệm vụ đó như một cơ hội và bắt đầu làm việc, chúng ta có thể đã hoàn thành nhiệm vụ đó trong thời gian chúng ta lãng phí sự trì hoãn. Xem thử thách như một cơ hội là chìa khóa để giúp tôi làm việc hiệu quả nhất có thể.

Tôi hiểu rồi — khi bạn căng thẳng, thật khó để làm việc hiệu quả, hay sáng tạo. Bạn gặp khó khăn trong việc phản ứng với bất cứ điều gì cuộc sống ném theo cách của bạn. Nhưng nếu bạn có thể áp dụng một số phương pháp năng suất, bạn có thể nắm bắt và ưu tiên các nhiệm vụ hoặc trách nhiệm mới trước khi thực hiện chúng. Bắt đầu bằng cách tự hỏi bản thân làm thế nào bạn có thể coi thách thức là cơ hội, và sau đó tự hỏi bản thân làm thế nào bạn có thể áp dụng giá trị từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Khi bạn thay đổi quan điểm của mình, bạn sẽ không chỉ cảm thấy năng suất và hiệu quả hơn. Bạn cũng sẽ có được cảm giác sâu sắc hơn về sự cân bằng, tiến bộ và thành tựu trong cả công việc và cuộc sống cá nhân của mình.