Những lỗi mọi người thường mắc phải khi gặp khó khăn trong cuộc trò chuyện tại nơi làm việc

 Với tư cách là một chuyên gia lãnh đạo, tôi thường xuyên giúp mọi người đàm phán về những tình huống khó khăn này. Đây là những vấn đề lặp lại mà tôi thấy.

Những lỗi mọi người thường mắc phải khi gặp khó khăn trong cuộc trò chuyện tại nơi làm việc

[Ảnh: fizkes / iStock]

HƠN NHƯ THẾ NÀY

Cách bạn vô thức phá hoại các mối quan hệ khi làm việc từ xa

Nhân viên của bạn đang làm phần việc của họ để chấm dứt hành vi quấy rối. Bây giờ đến lượt của bạn

Cách chính quyền Biden có thể giúp hỗ trợ thị trường lao động của Mỹ

BỞI SUSAN STEINBRECHER4 PHÚT ĐỌC

Có những lúc cần phải có một cuộc trò chuyện khó khăn trong công việc. Là một chuyên gia lãnh đạo trong hơn 20 năm, tôi thường huấn luyện mọi người, ở nhiều cấp độ kinh nghiệm khác nhau, thông qua việc trò chuyện một cách hiệu quả.

Tất nhiên, những cuộc trò chuyện khó khăn có thể có nhiều dạng. Nó có thể là một cuộc thảo luận giữa hai đồng nghiệp có trình độ ngang nhau, những người không đồng ý về cách tiến hành một dự án. Nó cũng có thể là giữa sếp và nhân viên về mối quan tâm về hiệu suất.

Mặc dù chủ đề có thể thay đổi, nhưng vấn đề vẫn giữ nguyên: Không chuẩn bị tốt cho những cuộc trao đổi này có thể ảnh hưởng đến danh tiếng và vai trò của bạn trong các dự án nhóm. Tiến thêm một bước nữa, giao tiếp kém có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Và, trong môi trường làm việc ngày nay, các kỹ năng giao tiếp cá nhân mạnh mẽ là điều cần thiết trong các tổ chức ngày càng hợp tác và có mạng lưới. Khi giao tiếp đi chệch hướng, nó có thể ảnh hưởng tiêu cực đến các mục tiêu và mục tiêu, thúc đẩy doanh thu cao và dẫn đến sự gắn bó của nhân viên thấp.

Khi công ty của chúng tôi, Steinbrecher And Associates, Inc., bắt đầu thu thập dữ liệu về hành vi của các nhà lãnh đạo rất thành công, thông minh về mặt cảm xúc, chúng tôi phát hiện ra rằng mục tiêu của họ khi tương tác với những người khác là đạt được “sự phù hợp”, điều này không nhất thiết phải đạt được một thỏa thuận hoặc để kết thúc một cuộc thảo luận trong bất đồng. Chúng tôi nhận thấy rằng mục tiêu của họ là đạt được sự hiểu biết, hoặc cuộc gặp gỡ tâm trí, giúp họ tiến gần hơn đến việc hoàn thành một mục tiêu chung.

Một trong những cách họ đạt được điều này là chuẩn bị kỹ lưỡng cho các cuộc trò chuyện và cuộc họp quan trọng trước khi tham gia. (Tất nhiên, học cách thành thạo những kỹ năng này cũng quan trọng không kém trong gia đình và tác động đến các mối quan hệ giữa bạn đời, bạn bè và gia đình.)

Khi chuẩn bị cho những cuộc trò chuyện hóc búa này, hãy cẩn thận để tránh những cái bẫy quá phổ biến sau:

TRÁNH CUỘC TRÒ CHUYỆN CÙNG NHAU

Đây có lẽ là phản ứng phổ biến nhất khi chúng ta không muốn đối mặt với một người hoặc một tình huống cụ thể. Mọi người có xu hướng tránh các cuộc thảo luận đầy thách thức, vì họ không cảm thấy tự tin hoặc thoải mái khi có chúng. Tất nhiên, điều này hầu như không bao giờ giải quyết được vấn đề.

Chấm dứt một cuộc trò chuyện cần thiết chỉ dẫn đến sự thất vọng và thường là sự oán giận. Hãy nhớ rằng nếu bạn làm việc với người này một lần nữa, bạn sẽ có một mối quan hệ để quản lý — cũng như đạt được kết quả mong muốn. Ví dụ, nếu một cuộc trò chuyện với một đồng nghiệp không diễn ra tốt đẹp, lịch sử của trải nghiệm đó sẽ theo bạn vào cuộc gặp tiếp theo với họ. Tránh thảo luận sẽ chỉ kéo dài vấn đề đang diễn ra.

ĐÁNH GIÁ QUÁ CAO KHẢ NĂNG CỦA BẠN 

Đây là vấn đề hoàn toàn ngược lại. Trong khi nhiều người ngại nêu ra những chủ đề khó thì những người khác lại đánh giá quá cao khả năng quản lý các cuộc thảo luận khó hiện tại của họ. Có một số lý do tại sao và làm thế nào điều này xuất hiện: Mọi người thường nhầm lẫn năng lực công việc và chuyên môn về chủ đề của họ với khả năng giao tiếp, cộng tác và lắng nghe người khác một cách có tâm. Ngoài ra, nhiều người có xu hướng đánh giá quá cao mức độ thông minh cảm xúc của họ.

Để tránh điều này, hãy thử một số phương pháp điều chỉnh cảm xúc. Đây là những thói quen cần trau dồi về lâu dài có thể giúp bạn tránh được những cạm bẫy khi đánh giá quá cao khả năng quản lý các tình huống mang tính cảm xúc. Mặc dù chúng không nhất thiết phải cải thiện trí tuệ cảm xúc của bạn, nhưng chúng có thể giúp bạn không mắc phải những sai lầm lớn. Những thực hành này bao gồm tạm dừng có chủ ý trước khi phản ứng lại khi cảm xúc dâng trào và tập trung vào hơi thở.

Nếu mọi thứ dường như đang vượt quá tầm kiểm soát, hãy thử các kỹ thuật làm lệch hướng, chẳng hạn như hỏi đối phương thêm câu hỏi thay vì trả lời quá nhanh. Và cuối cùng, bạn luôn có thể trì hoãn cuộc trò chuyện trong một thời gian khác nếu không có phương pháp nào khác hoạt động.

KHÔNG CHUẨN BỊ

Đây là một thói quen mãn tính của những người đặc biệt bận rộn. Ngay cả người thông minh nhất về mặt cảm xúc trên hành tinh cũng không thể mong đợi bước vào cuộc họp này đến cuộc họp khác và hy vọng đạt được bất cứ điều gì tương tự như sự liên kết trong các vấn đề quan trọng. Nếu không có sự chuẩn bị đầy đủ, việc liên kết thành công không những không thể xảy ra mà trong một số trường hợp, còn không thể.

Để tránh rơi vào cái bẫy này, hãy dành một chút thời gian trước khi ngồi lại với cá nhân được đề cập để suy nghĩ về tình huống từ quan điểm của cả bạn và người khác. Một số chi tiết bạn có thể muốn xem xét là thời gian và địa điểm tốt nhất cho cuộc trò chuyện.

Ví dụ, cuộc thảo luận của bạn sẽ diễn ra ở đâu? Tin hay không thì tùy, môi trường cuộc họp của bạn có thể có tác động đáng kể đến kết quả. Hãy suy nghĩ về các thông tin cụ thể như nhiệt độ phòng, độ ồn, ánh sáng, đồ đạc, sự thoải mái và đồ uống giải khát. Hãy đảm bảo bạn có đủ thời gian để thu thập bất kỳ thông tin nào bạn có thể yêu cầu cho cuộc trò chuyện và sau đó xem xét những điều sau:

Bạn nghĩ người kia thấy tình hình thế nào?

Kết quả hoàn hảo của cuộc trò chuyện này đối với bạn là gì?

Bạn muốn chia sẻ thông tin như thế nào để cung cấp quan điểm của mình?

Người kia có thể thể hiện những hành vi và cảm xúc nào?

Bạn sẽ trình bày từng bước trong cuộc trò chuyện của mình như thế nào?

Bạn sẽ phân phối phần của mình trong cuộc trò chuyện như thế nào? (Hãy thử diễn tập nó với một người bạn đáng tin cậy và nhận phản hồi của họ.)

Hình dung cuộc trò chuyện, như bạn muốn nó diễn ra.

Thực hiện năm phút thiền chánh niệm ngay trước khi trò chuyện.

Với thực hành, bất kỳ ai cũng có thể học cách quản lý tiền cược cao, các cuộc trò chuyện căng thẳng trong khi duy trì các mối quan hệ. Khi đồng nghiệp hiểu rõ hơn về nhau và có thể trở nên liên kết hơn trong các dự án, họ tạo ra các mối liên hệ sâu sắc hơn và các tổ chức có thể trải nghiệm những thay đổi văn hóa mang tính xây dựng.